Process & Solution Architecture
Prozess- und Systemarchitektur für einen geschäftskritischen Hochvolumenprozess
Wie ein gewachsener Fax- und Dokumentenprozess in einer Apothekengruppe im Bergischen Land digitalisiert und in die bestehende Systemlandschaft integriert wurde.
- Rund 500
- Dokumente pro Tag
- Etwa 40
- Nutzer
- Rund 3,5 FTE
- weniger manueller Aufwand
Rund 500 Faxdokumente pro Tag. Etwa 40 Nutzer. Ein geschäftskritischer Prozess, der seit Jahren funktionierte – und trotzdem an vielen Stellen manuell blieb.
Genau das war die Ausgangslage bei einer Apothekengruppe im Bergischen Land, die unter anderem Pflegeeinrichtungen und medizinische Institutionen versorgt und patientenindividuelle Arzneimittelblister produziert.
Fax war dort kein Relikt aus einer vergangenen Zeit. Es war Teil des operativen Rückgrats.
Die Aufgabe war deshalb nicht, das Fax einfach abzuschaffen. Die Aufgabe war, den Prozess dahinter zu digitalisieren.
Björn Wesarg übernahm in dem Projekt die Rolle des Solution Architects und Interim-Projektmanagers. Gemeinsam mit den Fachbereichen, der IT und einem externen Remote-Entwicklungsteam wurde der bestehende Ablauf Schritt für Schritt in einen belastbaren digitalen Dokumentenprozess überführt.
Die Herausforderung: Nicht das Fax war das Problem
Auf den ersten Blick wirkte die Aufgabe einfach: eingehende Faxe digital empfangen und archivieren.
In der Praxis hing daran ein kompletter Prozess.
Dokumente kamen aus unterschiedlichen Kontexten. Sie mussten gelesen, erkannt, dem richtigen Vorgang zugeordnet, bearbeitet und anschließend nachvollziehbar archiviert werden. Gleichzeitig durfte die neue Lösung nicht neben der bestehenden Apotheken-IT stehen, sondern musste sich in den laufenden Betrieb integrieren.
Die Rahmenbedingungen waren klar:
- rund 500 eingehende Dokumente pro Tag
- etwa 40 Nutzer im operativen Prozess
- hohe Anforderungen an Prozesssicherheit und Verfügbarkeit
- bestehende Apothekensysteme, die weiter genutzt werden mussten
- manuelle Arbeitsschritte, die echten operativen Aufwand erzeugten
Wie digitalisiert man einen gewachsenen Hochvolumenprozess, ohne die bestehende Systemlandschaft zu ignorieren oder eine neue Insellösung zu schaffen?
Vom Fax zum digitalen Dokumentenprozess
Statt einzelne Arbeitsschritte isoliert zu automatisieren, wurde der gesamte Dokumentenfluss betrachtet: vom Eingang über die Texterkennung und Indexierung bis zur Zuordnung und Weiterverarbeitung im bestehenden Apothekensystem.
Dafür wurde eine maßgeschneiderte Web-Anwendung auf Basis von Laravel konzipiert und umgesetzt: mit Texterkennung, Patientenzuordnung, einem Werkzeug zum Trennen der Dokumente aus einem Fax und einem Kanban-Workflow für die Bearbeitung.
Google Vision OCR übernahm die automatisierte Texterkennung. Dadurch konnten eingehende Faxdokumente nicht mehr nur als Bild behandelt werden, sondern als digital auswertbare Information.
Der entscheidende Schritt war anschließend die Integration in die bestehende Apotheken-IT.
Patienten- und Anstaltsdaten wie Krankenhäuser und Pflegeheime kamen jede Nacht per Batch-Export aus prokas. Die fertig bearbeiteten Dokumente wurden über eine Schnittstelle in adocu abgelegt, dem Dokumentenmanagementsystem von Noventi.
So entstand keine neue Softwareinsel, sondern ein digitaler Dokumentenprozess innerhalb der vorhandenen Systemlandschaft.
Die Architektur entstand aus dem realen Betrieb
Die technische Lösung wurde nicht am Reißbrett entwickelt.
Björn nahm die Anforderungen gemeinsam mit Apothekenmitarbeitern, IT-Verantwortlichen und externen Partnern auf. Arbeitsabläufe mussten verstanden, Sonderfälle berücksichtigt und technische Anforderungen so übersetzt werden, dass daraus eine umsetzbare Architektur entstand.
Parallel steuerte Björn das Remote-Entwicklungsteam und führte die technische Umsetzung über die Projektlaufzeit.
Damit verband das Projekt Business Analyse, Requirements Engineering, Solution Architecture, Integration und Delivery-Verantwortung.
Das Ergebnis: 500 Dokumente am Tag, 3,5 FTE weniger manueller Aufwand
Am Ende lief die Faxkommunikation nicht mehr als separater manueller Nebenprozess, sondern als Teil eines digitalisierten Dokumentenflusses.
Rund 500 Dokumente pro Tag konnten über eine gemeinsame digitale Arbeitsgrundlage verarbeitet werden. Etwa 40 Nutzer arbeiteten mit dem neuen System. Der manuelle Aufwand reduzierte sich um rund 3,5 FTE.
Gleichzeitig entstand eine technische Basis für weitere Automatisierungs- und Machine-Learning-Anwendungsfälle.
Ergebnis in Zahlen und Struktur:
- rund 500 Dokumente pro Tag im digitalisierten Prozess
- etwa 40 Nutzer
- rund 3,5 FTE weniger manueller Aufwand
- OCR-gestützte Erkennung und Indexierung
- Integration in die bestehende Systemlandschaft: nächtliche Stammdaten aus prokas, Ablage in adocu
- Grundlage für weitere Automatisierung und Machine Learning
Schriftliche Kundenreferenz auf Anfrage verfügbar.
Was dieser Case heute für Solution Architecture bedeutet
Viele Unternehmen kennen genau diese Situation: Ein geschäftskritischer Prozess funktioniert grundsätzlich, ist aber über Jahre gewachsen. Manuelle Arbeitsschritte, Legacy-Systeme und neue Anforderungen greifen ineinander. Ein weiteres Standardtool löst das Problem dann meist nicht.
Dieser Case zeigt, worum es bei Solution Architecture in solchen Situationen geht: den realen Geschäftsprozess verstehen, Anforderungen sauber übersetzen, bestehende Systeme berücksichtigen und daraus eine Lösung bauen, die technisch belastbar und operativ nutzbar ist.
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